Kinh nghiệm in lịch độc quyền tiết kiệm

Bạn đã bao giờ nhận được dăm ba cuốn lịch Tết từ các đối tác khác nhau nhưng nhìn chúng na ná nhau chưa? Vẫn là tông màu đỏ chót, vẫn là hình ảnh phong cảnh non nước hoặc chữ Phúc Lộc Thọ quen thuộc đến nhàm chán. Đó chính là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp in lịch tặng khách hàng chấp nhận bỏ ra một khoản ngân sách lớn hơn để làm lịch độc quyền.

Nhưng "lớn hơn" cụ thể là bao nhiêu? Thực ra, câu chuyện về báo giá in lịch độc quyền phức tạp hơn nhiều so với việc bạn ra nhà sách mua một cuốn lịch phôi có sẵn về in tên công ty lên chân đế.

Báo giá in lịch độc quyền thực chất bao gồm những gì?

Nhiều khách hàng khi lần đầu làm việc với tôi thường bị "sốc" nhẹ khi cầm bảng báo giá. Họ thắc mắc sao cùng là tờ giấy in hình mà giá lịch độc quyền lại cao gấp 2, thậm chí gấp 3 lần lịch thị trường.

Thực tế, bạn không chỉ trả tiền cho mực in và giấy. Con số cuối cùng trong bảng báo giá là tổng hòa của ba yếu tố cốt lõi mà nếu thiếu một, cuốn lịch đó không còn là "độc quyền" nữa.

1. Chi phí thiết kế sáng tạo (Concept & Design)

Đây là phần "đắt xắt ra miếng" nhất. Thay vì chọn mẫu có sẵn trong catalogue, đội ngũ thiết kế phải vẽ lại từ đầu dựa trên bộ nhận diện thương hiệu của bạn.

Có doanh nghiệp muốn vẽ tay (illustration), có bên lại muốn chụp ảnh sản phẩm thật nghệ thuật (photography). Mỗi yêu cầu này đều có một mức phí riêng. Một bộ hình vẽ tay độc bản chắc chắn sẽ đẩy báo giá lên cao hơn nhiều so với việc ghép ảnh tư liệu.

2. Chi phí xin giấy phép xuất bản

Đây là điểm mà các "tân binh" trong mảng đặt in thường bỏ quên. Lịch thị trường (lịch phôi) đã được các nhà in xin giấy phép hàng loạt cho cả nghìn cuốn giống nhau nên chi phí này được chia nhỏ, rẻ như cho.

Ngược lại, với lịch độc quyền, bạn phải xin giấy phép xuất bản riêng cho duy nhất bộ lịch của công ty mình. Thủ tục này tốn phí và tốn cả thời gian. Đừng bao giờ so sánh giá khi chưa tính khoản này vào, vì nó là bắt buộc theo luật.

3. Quy cách in ấn và gia công

Nếu thiết kế là linh hồn thì chất liệu in là thể xác. Bạn không thể khoác một chiếc áo vải thô lên một người mẫu hạng A được.

Các bảng báo giá in lịch độc quyền thường biến động mạnh ở khâu này. Giấy Mỹ thuật (Art paper) sẽ đắt hơn giấy Couche hay Bristol thông thường. Các kỹ thuật gia công như ép kim logo, dập nổi, phủ UV định hình hay cắt laser các họa tiết cầu kỳ đều được tính thêm phí riêng biệt.

Tại sao khoảng giá lại chênh lệch lớn giữa các đơn vị?

Có một thực tế khá phũ phàng trong ngành in: "Tiền nào của nấy" luôn đúng. Tôi từng thấy nhiều doanh nghiệp chọn báo giá rẻ nhất, để rồi nhận về lô hàng màu sắc xỉn màu, độ nét kém hoặc keo gáy bị bong chỉ sau một tháng treo tường.

Sự chênh lệch giá thường đến từ công nghệ máy in. Một xưởng in sử dụng máy Offset đời mới 4-5 màu, chạy bài bản sẽ cho ra màu sắc tươi tắn, chuẩn xác so với file thiết kế. Ngược lại, các đơn vị báo giá quá rẻ có thể đang dùng máy cũ, mực in kém chất lượng hoặc ghép bài in chung để tiết kiệm chi phí, dẫn đến màu sắc bị lệch tông (ám xanh hoặc ám đỏ).

Thêm vào đó, số lượng đặt in là yếu tố sinh tử. Quy luật bất biến: in càng nhiều, giá mỗi cuốn càng rẻ.

Nếu bạn chỉ in 200-300 cuốn tặng đối tác VIP, đơn giá trên mỗi đầu lịch sẽ rất cao vì chi phí kẽm in và bình bài (khuôn in) là cố định. Nhưng nếu con số lên đến 1.000 hay 2.000 cuốn, mức giá sẽ "mềm" đi trông thấy.

Kinh nghiệm để có bảng báo giá tối ưu nhất

Sau nhiều năm lăn lộn trong nghề, tôi nhận thấy các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu chi phí mà vẫn giữ được chất lượng nếu biết cách "chơi".

Thứ nhất, hãy chốt thiết kế sớm. Đừng đợi đến tháng 11 hay tháng 12 mới bắt đầu cuống cuồng đi tìm đơn vị in. Thời điểm đó là mùa cao điểm, giá giấy tăng, giá nhân công tăng và các xưởng in thường bị quá tải. Đặt in từ tháng 9 hoặc tháng 10 sẽ giúp bạn có giá tốt hơn và quan trọng là xưởng in có thời gian chăm chút cho sản phẩm của bạn kỹ hơn.

Thứ hai, cân nhắc kích thước tiêu chuẩn. Trừ khi bạn muốn tạo sự phá cách tột độ, hãy cố gắng giữ kích thước lịch trong khổ giấy tiêu chuẩn để tránh lãng phí giấy khi cắt (bù hao giấy). Việc chọn một kích thước "lỡ cỡ" sẽ khiến phần giấy thừa bị vứt đi nhiều, và dĩ nhiên, bạn là người trả tiền cho phần giấy thừa đó.

Thứ ba, hãy yêu cầu in mẫu (in proof). Trước khi ký hợp đồng sản xuất hàng loạt, hãy bỏ ra một khoản phí nhỏ để in thử một cuốn. Điều này giúp bạn kiểm soát được màu sắc thực tế và chất liệu giấy. Đừng tin tuyệt đối vào hình ảnh 3D trên màn hình máy tính.

Tóm lại, khi cầm trên tay một báo giá in lịch độc quyền, đừng vội nhìn vào dòng "Tổng cộng" cuối cùng để so sánh đắt rẻ. Hãy xem xét kỹ các hạng mục bên trong. Một cuốn lịch treo trên tường khách hàng suốt 365 ngày là đại diện cho bộ mặt thương hiệu của bạn. Đôi khi, tiết kiệm một chút chi phí in ấn lại làm giảm đi giá trị thương hiệu trong mắt đối tác, đó là một bài toán kinh tế cần cân nhắc kỹ lưỡng.